АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

Утвержден Постановлением Главы администрации Ботлихского муниципального района Республики Дагестан от ___________________№ _______________ АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ по исполнению архивным отделом архивным отделом администрации Ботлихского муниципального района Республики Дагестан муниципальной услуги «Оформление архивных справок» 1. Общие положения 1.1. Административный регламент по исполнению архивным отделом администрации Ботлихскогомуниципального района Республики Дагестан (далее — архивный отдел) муниципальной услуги по оформлению архивных справок разработан в целях повышения качества исполнения и доступности муниципальной функции, определяет требования к порядку исполнения муниципальной услуги, сроки и последовательность административных процедур, а также порядок контроля, обжалования действий (бездействия) должностных лиц администрации муниципального района «Ботлихский район», ответственных за оформление архивных справок. 1.2. Исполнение муниципальной услуги осуществляется в соответствии с: - Конституцией Российской Федерации; - Федеральным законом от 06.10.2003 г. № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»; - Федеральным законом от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; - Федеральным законом от 02.05.2006 № 59 ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»; - Законом Республики Дагестан от 30.03.2005 г. № « Об архивном деле вРеспублике Дагестан»; - Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007г. № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 06.03.2007 № 9059); - «Рекомендациями по подготовке архивных справок и ответов на типовые запросы социально-правового характера, выдаваемыми архивными учреждениями Российской Федерации»; - Уставом Ботлихского муниципального района; - Положением об архивном отделе администрации Ботлихского муниципального района (утверждено постановлением Главы администрации Ботлихского муниципального района от 03.09.2009г.№ 43. 1.3. В настоящем Административном регламенте по исполнению архивным отделом муниципальной услуги «Оформление архивных справок» используются следующие сокращения: - муниципальный район Ботлихский район» – район; - Глава муниципального района «Ботлихский район» — Глава района; - администрация муниципального района Ботлихский район — администрация района; - Глава района, руководитель администрации и заместители руководителя администрации муниципального района – руководители администрации района; - Административный регламент по исполнению архивным отделом администрации Ботлихского муниципального района Республики Дагестан муниципальной услуги по оформлению архивных справок – Административный регламент; - — архивный отдел администрации Ботлихского муниципального района — архивный отдел; - муниципальная услуга по исполнению архивным отделом администрации Ботлитхского муниципального района – муниципальная услуга; государственный орган, орган местного самоуправления, юридическое или физическое лицо, обращающееся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации — пользователь архивными документами. 1.4. Исполнение муниципальной услуги осуществляет архивный отдел администрации Ботлихского муниципального района. 1.5. Результатом предоставления муниципальной услуги является обеспечение доступа пользователей к документам Архивного Фонда Российской Федерации (получение пользователями архивных справок, архивных выписок, архивных копий, информационных писем по материалам фондов архивного отдела) 1.6. Потребителями результатов исполнения муниципальной функции являются граждане Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства, российские и иностранные юридические лица, международные организации, государственные органы и органы местного самоуправления. От имени физических лиц заявления могут подавать представители, действующие в силу полномочий, основанных на доверенности или договоре. От имени юридических лиц заявления могут подавать лица, действующие в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительными документами без доверенности. 2. Стандарт предоставления муниципальной услуги. 2.1. Наименование муниципальной услуги — «Оформление архивных справок». 2.2. Орган, предоставляющий услугу — архивный отдел администрации Ботлихского муниципального района. 2.3. Результат предоставления услуги — обеспечение доступа пользователей к документам Архивного фонда Российской Федерации. 2.4. Услуга предоставляется не позднее 30-ти календарных дней с момента обращения. 2.5. Правовыми основаниями для предоставления услуги служат нормативно-правовые акты, указанные в п. 1.2. настоящего регламента. 2.6. Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги должен содержать: 2.6.1. для физических лиц: - письменное обращение (заявление, запрос) по установленным образцам; - документ, удостоверяющий личность (паспорт или иной документ, удостоверяющий личность); - другие документы, представление которых необходимо для предоставления испрашиваемых пользователем документов. Для получения сведений, содержащих данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации. 2.6.2. для юридических лиц, судебных и правоохранительных органов: - запрос на бланке организации за подписью руководителя; - документ, удостоверяющий личность и полномочия представителя действовать от имени юридического лица. 2.7. Перечень оснований для отказа в предоставлении услуги: - отказ пользователя архивными документами в предоставлении документов, выраженный в письменной форме; - отсутствие документов, предусмотренных пунктами 2.6.1, 2.6.2. настоящего регламента; - запрос, не относящийся к составу хранящихся в архивном отделе архивных документов; - отсутствие в запросе сведений для исполнения поисковой работы; - текст письменного запроса не поддается прочтению. 2.8. Муниципальная услуга предоставляется безвозмездно. 2.9. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении услуги и при получении результата предоставления услуги – 30 минут. 2.10. Поступивший запрос подлежит обязательной регистрации в день поступления. 2.11. В местах ожидания личного приема должна размещаться следующая информация: - полное наименование архивного отдела; - режим работы архивного отдела; - формы документов для заполнения и образцы их заполнения; - адреса центральных архивных учреждений Московской области. 2.12. Рабочие места работников, осуществляющих исполнение запросов граждан и организаций, оборудуются оргтехникой, позволяющей своевременно и в полном объеме обеспечить исполнение муниципальной услуги. 2.13. Места ожидания приема должны соответствовать комфортным условиям для заявителей, оборудуются стульями и столами для возможности заполнения заявлений и иных форм документов. 2.14. Показатели доступности и качества услуги. Показатели качества и доступности Нормативное значение показателя 1. Своевременность 1.1. % (доля)случаев предоставления услуги в установленный срок с момента подачи документа не менее 95% 1.2. % (доля) пользователей, ожидавших получения услуги в очереди более 30 минут не более 10% 2. Качество 2.1. % (доля) случаев правильно оформленных документов (результатов оказания муниципальной услуги) муниципальным служащим не менее 95% 3. Доступность 3.1. % (доля) случаев правильно заполненных пользователем документов и сданных с первого раза не менее 80% 3.2. % (доля) запросов, поданных в электронном виде, в том числе через Сайт администрации Ботлихскогомуниципального района не менее 1% 4. Процесс обжалования 3.3. % (доля) обоснованных жалоб общему количеству обслуженных пользователей по данному виду услуг 0,1% 2.15. Требования к предоставлению муниципальной услуги в электронном виде. Для предоставления муниципальной услуги в электронном виде архивный отдел должен быть обеспечен программным обеспечением, каналами связи, 3. Состав, последовательность административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме 3.1. Юридические факты, являющиеся основанием для начала действия. - письменное заявление, запрос; - обращение, присланное по почте (электронной почте). 3.2. Содержание административного действия, продолжительность или максимальный срок его выполнения. Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры: - информирование об исполнении и порядке исполнения муниципальной услуги; - прием, первичная обработка и регистрация обращений; - принятие решения о начале административных процедур по исполнению услуги, приостановлении исполнения или об отказе в ее исполнении; - подготовка информационного документа, являющегося результатом исполнения муниципальной услуги; - предоставление информации о ходе исполнения муниципальной услуги. 3.2.1. Информирование об исполнении и порядке исполнения муниципальной услуги. Информация об исполнении муниципальной услуги предоставляется посредством ее размещения: - на официальном сайте администрации района в сети Интернет по адресу электронной почты администрации района ботлихра.рф@mail.ru ; - на информационном стенде архивного отдела по адресу: с.Ботлих. архивный отдел Информация по процедуре исполнения муниципальной услуги предоставляется: - при личном обращении; - по письменным обращениям; - по телефону; - по электронной почте. По письменным обращениям о порядке исполнения запросов пользователей ответ направляется в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения. По обращениям, поступившим в архивный отдел по каналам телефонной связи, работники отдела дают исчерпывающую информацию по вопросам организации исполнения запросов пользователей архивными документами. Ответ должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин или представитель организации, фамилии, имени, отчества и должности работника, принявшего телефонный звонок. По обращениям, поступившим по электронной почте, ответ направляется на электронный адрес пользователя в срок, не превышающий 10 дней со дня поступления обращения. Информирование (консультирование) по процедуре исполнения муниципальной услуги осуществляют начальник архивного отдела в соответствии с должностными инструкциями в рабочие дни без предварительной записи. Время ожидания в очереди для получения информации по процедуре исполнения муниципальной услуги от архивного отдела при личном обращении пользователя не должно превышать 30 минут. Письменные обращения пользователей архивными документами о порядке исполнения муниципальной услуги рассматриваются работниками в срок, не превышающий 10 дней с момента получения письменного обращения. При устных обращениях и ответах на телефонные звонки, работники архивного отдела подробно, четко и в вежливой (корректной) форме информируют (консультируют) обратившихся по интересующим их вопросам. На информационном стенде, располагающемся в хорошо просматриваемом месте приемного помещения, размещаются: - график работы архивного отдела, дни и часы, установленные для личного приема граждан и представителей организаций; - фамилия, имя, отчество лица администрации района, на которого возложены полномочия по курированию работы архивного отдела; - фамилии, имена, отчества, должности работников архивного отдела, осуществляющих прием и информирование граждан и представителей организаций; - номер телефона и адрес электронной почты архивного отдела, адрес электронной почты администрации района; - перечень документов, необходимых для принятия архивным отделом управленческих решений о начале административных процедур по исполнению муниципальной услуги; - формы заявлений на получение информации из информационных ресурсов архивного отдела и образцы их заполнения; - основания для приостановления исполнения (отказа в исполнении) муниципальной услуги. Срок исполнения муниципальной услуги. Запросы пользователей архивными документами исполняются в течение 30 дней со дня их регистрации. В исключительных случаях начальником архивного отдела этот срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней, с обязательным уведомлением об этом пользователя. Срок исполнения запроса, в котором содержатся сведения, обеспечивающие возможность его исполнения с использованием научно – справочного аппарата к документам архивного отдела – не более 18 дней со дня его регистрации. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архивном отделе документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом пользователя, или пользователю дается соответствующая рекомендация. Тематические запросы государственных органов или органов местного самоуправления, связанные с исполнением ими своих функций, архивный отдел рассматривает в первоочередном порядке или в согласованные с ними сроки. Сроки исполнения тематических запросов (о предоставлении информации по определенной проблеме, теме событию, факту) граждан или организаций регламентируются разделом 2.3. настоящего Административного регламента. При необходимости проведения объемной работы по поиску необходимых для их исполнения архивных документов, архивный отдел письменно извещает пользователей о промежуточных результатах работы. Срок исполнения запросов социально – правового характера (связанных с социальной защитой граждан, предусматривающих их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации) не должен превышать 30-ти дней с момента их регистрации. С разрешения начальника архивного отдела этот срок при необходимости может быть продлен с обязательным уведомлением об этом пользователя архивными документами. Начальник архивного отдела вправе устанавливать сокращенные сроки исполнения запросов социально – правового характера. Срок исправления технических ошибок, допущенных работником архивного отдела при исполнении муниципальной услуги, не должен превышать 5-х рабочих дней с момента обнаружения ошибки или получения в письменной форме заявления об ошибке в тексте информационного документа, подготовленного по результатам исполнения запроса. Описание результатов исполнения муниципальной функции Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для использования на территории Российской Федерации, подписываются начальником отдела и лицом, курирующим вопросы архивного дела в администрации района. Архивные копии документов по нотариальным действиям, актов гражданского состояния и справки по личному составу заверяются гербовой печатью администрации района, другие – печатью Управления делами. Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления в государства — участники СНГ высылаются архивным отделом непосредственно в адреса заявителей. Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, оформляются и вместе с запросами (анкетами, личными заявлениями и т.п.) направляются архивным отделом в Федеральное архивное агентство в установленном порядке. Информационное письмо подписывается начальником архивного отдела. Письменный ответ (уведомление) пользователю архивными документами с указанием причин приостановления исполнения или отказа в исполнении муниципальной функции, составленный по установленной форме (приложение № 4) и подписанный начальником архивного отдела направляется заявителю. Потребители результатов исполнения муниципальной функции. Основания исполнения муниципальной услуги. Потребителями результатов исполнения муниципальной услуги являются: граждане Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства, российские и иностранные юридические лица, международные организации, государственные органы и органы местного самоуправления. От имени физических лиц заявления о выдаче архивным отделом документов, подготовленных по результатам исполнения их запроса, могут подавать представители, действующие в силу полномочий, основанных на доверенности или договоре. От имени юридических лиц заявления могут подавать лица, действующие в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительными документами без доверенности. Основанием для исполнения муниципальной услуги является письменный запрос (заявление) в адрес администрации района или архивного отдела. Заявитель направляет по почте, передает по электронной почте или предоставляет во время личного приема документы, имеющие непосредственное к нему отношение, оформленные в установленном настоящим административным регламентом порядке и необходимые для поиска запрашиваемой информации. Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги физическим лицам должен содержать: Исполнение запросов о предоставлении земельного участка: 1. письменное заявление по установленному образцу (приложение № 1); 2. документ, удостоверяющий личность (паспорт или иной документ, удостоверяющий личность); 3. свидетельство на землю (оригинал); 4. справка от нотариуса об открытии наследственного дела (при вступлении в наследство); 5. нотариально заверенная доверенность (в случае обращения представителя от собственника, оригинал и копия). Исполнение запросов о предоставлении земельного участка в бессрочное пользование или для восстановления договора застройки: 1. письменное заявление по установленному образцу (приложение № 1); 2. документ, удостоверяющий личность (паспорт или иной документ, удостоверяющий личность); 3. поисковые сведения (год, кому предоставлен участок, адрес, реестровый номер документа по юридическому делу БТИ на данное домовладение); 4. справка от нотариуса об открытии наследственного дела (при вступлении в наследство); 5. нотариально заверенная доверенность (в случае обращения представителя от собственника, оригинал и копия). Исполнение запросов для восстановления договора на передачу квартиры в собственность: 1. письменное заявление по установленному образцу (приложение № 1); 2. документ, удостоверяющий личность (паспорт или иной документ, удостоверяющий личность); 3. технический паспорт БТИ» (или извлечение из технического паспорта); 4. выписка из домовой книги (выдается паспортистом); 5. финансовый лицевой счет 6. справка от нотариуса об открытии наследственного дела (при вступлении в наследство); 7. нотариально заверенная доверенность (в случае обращения представителя от собственника, оригинал и копия). Исполнение запросов о предоставлении квартиры (при утере ордера на квартиру): 1. письменное заявление по установленному образцу (приложение № 1); 2. документ, удостоверяющий личность (паспорт или иной документ, удостоверяющий личность); 3. поисковые сведения (год предоставления жилья, адрес, наименование организации, предоставившей жилье, кому предоставлялось); 4. справка от нотариуса об открытии наследственного дела (при вступлении в наследство); 5. нотариально заверенная доверенность (в случае обращения представителя от собственника, оригинал и копия). Исполнение запросов, касающихся подтверждения трудового стажа, в том числе льготного, специальности, размера заработной платы, различных надбавок и льгот в соответствии с пенсионным законодательством Российской Федерации: 1. письменное заявление по установленному образцу (приложение № 3); 2. копия трудовой книжки; Для получения сведений, содержащих данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации. Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги юридическим лицам должен содержать: - заявление (запрос) на бланке организации за подписью руководителя (приложение № 2); - документ, удостоверяющий личность и полномочия представителя действовать от имени юридического лица; - вид информационного документа, испрашиваемого заявителем по результатам исполнения его запроса; - другие документы, представление которых необходимо для подготовки испрашиваемых заявителем информационных документов. Запросы, направленные по почте в архивный отдел от физических лиц должны содержать: - фамилию, имя, отчество, почтовый адрес места жительства; - наименование темы (вопроса) и хронологию запрашиваемой информации; - вид информационного документа, испрашиваемого заявителем по результатам исполнения его запроса. В случае необходимости к письменному обращению прилагаются документы в соответствии с перечнем документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги физическим лицам (в копиях). Запросы, поступающие по электронной почте (Интернет – обращения) должны содержать: - наименование органа местного самоуправления – администрация Пушкинского муниципального района (архивный отдел) или фамилию, имя, отчество лица, которому он направлен; - тему (вопрос) и хронологию запрашиваемой информации; - почтовый адрес места жительства; - электронный адрес; - наименование вида информационного документа, испрашиваемого заявителем по результатам исполнения его запроса; - дату отправления обращения. Организация и ведение приема. Архивный отдел осуществляет прием граждан и юридических лиц в рабочем кабинете и ведет их учет по установленной форме. Прием пользователей архивными документами осуществляется в порядке живой очереди без предварительной записи в установленные настоящим административным регламентом дни и часы приема. Непосредственную организацию выдачи документов осуществляет начальник архивного отдела . Требования к помещениям и местам, предназначенным для осуществления услуги. В местах ожидания личного приема должна размещаться следующая информация: - полное наименование архивного отдела; - режим работы архивного отдела; - формы документов для заполнения и образцы их заполнения; - адреса центральных архивных учреждений Московской области. Рабочие места работников, осуществляющих исполнение запросов граждан и организаций, оборудуются оргтехникой, позволяющей своевременно и в полном объеме обеспечить исполнение муниципальной услуги. Места ожидания приема должны соответствовать комфортным условиям для заявителей, оборудуются стульями и столами для возможности заполнения анкет – заявлений и иных форм документов. Режим работы архивного отдела регламентируется правилами внутреннего трудового распорядка администрации района: Понедельник 9.00 — 17.00 Вторник 9.00 — 17.00 Среда 9.00 — 17.00 Четверг 9.00 – 17.00 Пятница 9.00 — 18.00 Суббота выходной Воскресенье выходной Перерыв 13.00 — 14.00 Приемные дни для пользователей архивными документами: Понедельник 14.00 — 17.30 Четверг 10.00 — 13.00 Местонахождение архивного отдела и почтовый адрес для направления документов и обращений: 368970, Республика Дагестан, с.Ботлих. Администрация МР «Ботлихский район», либо по адресу электронной почты администрации района: ботлихра.рф@mail.ru 3.2.2. Прием, первичная обработка и регистрация обращений. Основанием для начала исполнения муниципальной услуги является личное обращение пользователя архивными документами в администрацию района. Запрос может быть доставлен непосредственно пользователем архивными документами, поступить по почте, по факсу, по электронной почте. Запрос пользователя рассматривается и исполняется при наличии в нем наименования юридического лица (для граждан – фамилии, имени и отчества), почтового и/или электронного адреса заявителя, указания темы (вопроса), хронологии запрашиваемой информации. При необходимости, для определения круга поисковых данных, от пользователя могут быть затребованы дополнительные сведения, копии документов. Запросы пользователей архивными документами, адресованные администрации района и присланные по почте, поступившие по факсу, а также документы, связанные с их исполнением, направляются в архивный отдел на рассмотрение и исполнение согласно «Административного регламента рассмотрения обращений граждан в администрации муниципального района», утвержденного Постановлением администрации района от № . Запросы пользователей архивными документами, поступившие в виде электронного обращения на официальный сайт администрации района по сети Интернет, принимаются работниками отдела информационных технологий, распечатываются и передаются под расписку в архивный отдел. При поступлении в архивный отдел интернет-обращения (запроса) пользователя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса, ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению с указанием регистрационного номера, присвоенного ему в архивном отделе, или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятое к рассмотрению обращение (запрос) распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке. Все поступившие запросы пользователей архивными документами регистрируются в течение дня в журнале установленного образца. Регистрационный номер является порядковым номером в пределах календарного года; В правом нижнем углу первой страницы заявления проставляется штамп с указанием регистрационного номера и даты поступления, количества листов, на которых изложен текст заявления. В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение. Прием запросов непосредственно от пользователей архивными документами производится в архивном отделе. Работник, ответственный за прием документов: - принимает от пользователя письменный запрос, оформленный в произвольной форме или по установленной форме (приложения № 1,2,3) к Административному регламенту; - устанавливает личность заявителя, в том числе проверяет документ, удостоверяющий личность заявителя, либо полномочия представителя; - проводит первичную проверку иных представленных документов, необходимых для исполнения запроса, на предмет соответствия их установленным настоящим Административным регламентом требованиям, удостоверяясь, что: документы в установленных законодательством случаях нотариально заверены; тексты документов написаны разборчиво, наименования юридических лиц — без сокращения, с указанием их местонахождения; фамилии, имена, отчества, адреса их мест жительства написаны полностью; документы не исполнены карандашом; документы не имеют серьезных повреждений, наличие которых не позволяет однозначно истолковать их содержание; не истек срок действия представленного документа; - проводит первичную беседу – консультацию с пользователем архивных документов; - инструктирует о порядке заполнения заявления в соответствии с образцом, который расположен на информационном стенде архивного отдела, датой принятия архивным отделом обращения к рассмотрению считается дата его регистрации; - выдает пользователю архивными документами расписку установленной формы (приложение № 5) с указанием регистрационного номера и даты приема заявления, количества принятых листов, телефона для справок. Отметок на копиях вторых экземпляров принятых заявлений не делается. При установлении фактов отсутствия необходимых документов, несоответствия представленных документов требованиям настоящего Административного регламента уведомляет заявителя о наличии препятствий для рассмотрения вопроса об исполнении муниципальной услуги, объясняет заявителю содержание выявленных недостатков в представленных документах и предлагает принять меры по их устранению. При отсутствии у заявителя заполненного заявления или неправильном его заполнении помогает заявителю заполнить заявление. 3.2.3. Принятие решения о начале административных процедур по исполнению муниципальной услуги, приостановлении исполнения или об отказе в ее исполнении. Принятые обращения рассматриваются начальником архивного отдела, который осуществляет проверку представленных заявителем документов на предмет: - полноты и достоверности сведений о заявителе; - соответствия запрашиваемого документа цели, указанной в заявлении; - соответствие запроса составу архивных документов, хранящихся в муниципальном архиве; По результатам рассмотрения документов и представленных заявителем сведений, начальник архивного отдела определяет наличие либо отсутствие у заявителя права на получение запрашиваемых документов и принимает решение о начале административных процедур по исполнению поступившего запроса, приостановлении исполнения или отказе в его исполнении. . Исполнитель организует работу по исполнению запроса, несет ответственность за некачественное и несвоевременное его исполнение. Уведомление (Приложение № 4) с указанием причин приостановления исполнения или отказе в исполнении муниципальной услуги выдается пользователю в письменном виде в течение 5-ти календарных дней с момента обращения. При обращении пользователя по почте или при поступлении Интернет-обращения мотивированное решение о приостановлении исполнения или об отказе исполнения муниципальной услуги оформляется в течение 5-ти календарных дней с момента обращения и направляется по почте заявителю или соответственно на адрес электронной почты заявителя. 3.2.4. Подготовка документа, являющегося результатом исполнения муниципальной услуги. Работники архивного отдела, на исполнение к которым поступили запросы пользователей архивными документами: - осуществляют анализ тематики поступивших запросов пользователей архивными документами; - с использованием существующих справочно-поисковых средств к архивным документам осуществляют адресный поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов; - по архивным документам осуществляют подготовку проектов документов, являющихся результатом исполнения запросов, представляют их начальнику архивного отдела для рассмотрения и подписания. В случае если запрос не может быть исполнен без предоставления заявителем дополнительных сведений по теме или хронологии запрашиваемой информации, готовится проект письма с указанием причин приостановления исполнения запроса и срока, в течение которого необходимые сведения должны быть предоставлены в архивный отдел. Запрос, не относящийся к составу архивных документов, хранящихся в архивном отделе, в течение 5-ти дней с момента его регистрации направляется по принадлежности в другой архив или организацию с уведомлением об этом пользователя или пользователю направляется мотивированный отказ и даются соответствующие рекомендации. Ответ на запрос пользователя архивными документами дается на государственном языке Российской Федерации. Архивный отдел изготавливает и выдает (направляет по почте) пользователю архивными документами не более 3-х экземпляров каждого вида информационного документа, подготовленных по результатам исполнения его запроса. При исполнении запросов социально – правового характера или составлении по просьбе пользователя архивными документами архивной справки, аналогичной ранее выданной, работник архивного отдела проверяет соответствие сведений, включенных в эту справку, тем, которые имеются в соответствующих архивных документах и в случае обнаружения дополнительных сведений включает их в повторно выдаваемую архивную справку. Информационные документы (архивные выписки, архивные копии, архивные справки, копии архивных документов, информационные письма), подготавливаемые архивным отделом по результатам исполнения запросов пользователей архивными документами, оформляются согласно порядку, определенному подразделами 5.9. раздела 5 «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», утвержденных Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской федерации от 18.01.2007 №19. 3.2.5. Предоставление информации о ходе исполнения муниципальной услуги. Справочную работу по исполнению запросов пользователей архивными документами ведут уполномоченные работники архивного отдела. Информация предоставляется работником архивного отдела по телефону и при личном обращении по следующим вопросам: - о поступлении запроса в архивный отдел; - о регистрационном номере, присвоенном запросу; - о нормативно-правовых актах администрации Пушкинского муниципального района по вопросам исполнения муниципальной услуги (наименование, номер, дата принятия нормативного правового акта); - о перечне документов, необходимых для принятия архивным отделом управленческого решения об осуществлении административных процедур по исполнению поступившего запроса; - о начале административных процедур по исполнению запроса; - о приостановлении исполнении запроса или об отказе в исполнении и причинах принятых решений; - о продлении срока рассмотрения запроса и причинах принятого решения; - о результатах рассмотрения запроса. 4. Порядок и формы контроля за исполнением муниципальной услуги. Лицом, ответственным за выполнение положений настоящего регламента, является начальник архивного отдела. Контроль за исполнением муниципальной услуги заключается в проведении планового (в соответствии с планом работы архивного отдела, утвержденным лицом, курирующим архивный отдел) и оперативного (по выявленным проблемным фактам и жалобам, касающимся качества предоставления услуги) контроля за деятельностью работников архивного отдела при осуществлении ими административных процедур, связанных с рассмотрением и исполнением запросов пользователей архивными документами. Персональная ответственность закрепляется в соответствующих должностных инструкциях в соответствии с законодательством Российской Федерации. Контроль за исполнением муниципальной услуги осуществляют: - в соответствии с предоставленными полномочиями управление по делам архивов Республики Дагестан — уполномоченный орган в сфере архивного дела в Респубдике Дагестан - начальник архивного отдела. Контроль за деятельностью архивного отдела в части соблюдения качества предоставляемой муниципальной услуги производится архивным управлением Республики Дагестан путем: - проведения мониторинга основных показателей работы за определенный период; - анализа обращений и жалоб граждан по вопросу оказания муниципальной услуги, проведения по фактам обращения проверок по выявленным нарушениям; - проведения проверок качества оказания муниципальной услуги. 5. Порядок обжалования действий (бездействий) и принимаемых решений при исполнении муниципальной услуги. Обжалование действий (бездействия) и решений, принятых архивным отделом в ходе предоставления муниципальной услуги на основании данного регламента обжалуются в досудебном (внесудебном) порядке. Основанием для начала досудебного (внесудебного) обжалования является поступление жалобы в архивный отдел. Заявитель может обратиться с жалобой на действие (бездействие) и решение, принятое в ходе предоставления муниципальной услуги, на основании настоящего административного регламента в письменной форме, в виде электронного документа (при наличии электронной подписи), в устной форме. Письменная жалоба заявителя должна содержать фамилию, имя, отчество гражданина, почтовый адрес, изложение сути жалобы, дату, личную подпись, контактный телефон. Перечень оснований для отказа в рассмотрении жалобы: - в жалобе не указана фамилия, почтовый адрес гражданина, направившего обращение; - текст письменной жалобы не поддается прочтению; - ответ по существу поставленного в жалобе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну; - от заявителя поступило заявление о прекращении рассмотрения жалобы; - в жалобе содержится вопрос, на который давались многократно письменные ответы по существу на ранее направленные жалобы, а также не приводятся новые доводы или обстоятельства; - в жалобе содержатся нецензурные или оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу работника, а также членам его семьи. Заявитель по письменному обращению вправе получить в архивном отделе информацию и документы, необходимые для обоснования и рассмотрения жалобы. Срок рассмотрения жалобы – 30 дней со дня ее регистрации. В исключительных случаях начальник архивного отдела вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя, направившего жалобу. Результатом досудебного (внесудебного) обжалования действий (бездействия) и решений, принятых (осуществляемых) в ходе предоставления муниципальной услуги, является рассмотрение жалобы и ответ заявителю. Ответ на жалобу подписывается лицом, администрации района, на которого возложены полномочия по курированию работы архивного отдела. Ответ на письменную жалобу направляется по почтовому адресу, указанному в жалобе. Ответ на жалобу в виде электронного документа направляется по адресу электронной почты заявителя или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в жалобе. Действия (бездействие) и решения, принятые (осуществляемые) в ходе исполнения муниципальной услуги могут быть обжалованы в судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации. Приложение № 1 к Административному регламенту ЗАЯВЛЕНИЕ Физического лица о предоставлении информации по документам архивных фондов находящихся на хранении в муниципальном архиве Ботлихского района В архивный отдел администрации муниципального района »Ботлихский район» Заявление Заявитель______________________________________________________________________ /Ф.И.О. заявителя (полностью), год рождения/ /паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, серия, номер,/ _____________________________________________________выдан «____»_____________г. _______________________________________________________________________________ /кем выдан/ проживающий (ая) по адресу______________________________________________________ /полностью адрес регистрации или постоянного _______________________________________________________________________________ проживания/ действующий (ая) по доверенности от ______________________________________________ /Ф.И.О. доверителя/ __________________________________________№________ от «____»_________________г. /номер нотариально заверенной доверенности/ Контактный телефон______________________________________________________________  Прошу предоставить архивную выписку: (нужное отметить в квадрате)  Постановления (распоряжения) главы администрации_____________________________района(сельского округа)  Решение исполкома _________________________райсовета, горсовета, сельского округа  Приказ директора совхоза _____________________________________________________  Иное (указать)_______________________________________________________________ ________________________________ за №____________ от «_____»___________________г. На имя владельца________________________________________________________________ Я, _________________________________предупрежден (а) о возможном приостановлении, отказе в предоставлении услуги ( заполнять в случае необходимости). Документы, представленные для оказания услуги; сведения, указанны в настоящем заявлении – достоверны «_____»____________г. «_____» час. «____» мин. _______________________ /______________________________________________________/ /подпись/ /Ф.И.О./ регистрационный №_________________ в журнале регистрации, дата «____»____________г. Приложение № 2 к Административному регламенту ЗАЯВЛЕНИЕ Юридического лица о предоставлении информации по документам архивных фондов, находящихся на хранении в архивном отделе администрации Ботлихского муниципального района В архивный отдел администрации Ботлихского муниципального района Заявление _______________________________________________________________________________ /полное наименование юридического лица/ Адрес(место нахождения)__________________________________________________________ /полностью адрес регистрации / Представитель__________________________________________________________________ /должность, Ф.И.О. полностью/ Паспорт серии __________ №_____________________выдан «____»___________________г. /когда/ /кем выдан/ действующий (ая) по доверенности __________________________________________№________ от «____»_________________г. /номер (нотариально заверенной) доверенности/ Контактный телефон______________________________________________________________________  Прошу предоставить архивную выписку: (нужное отметить в квадрате)  Постановления (распоряжения) главы администрации_____________________________ района(сельского округа)  Решение исполкома __________________________райсовета, горсовета, сельского округа  Приказ директора совхоза _____________________________________________________  Иное (указать)_______________________________________________________________ ________________________________за №____________ от «_____»___________________г. На имя владельца________________________________________________________________ Я, _________________________________предупрежден (а) о возможном приостановлении, отказе в предоставлении услуги ( заполнять в случае необходимости). Документы, представленные для оказания услуги; сведения, указанны в настоящем заявлении – достоверны «_____»____________г. «_____» час. «____» мин. ________________________/______________________________________________________/ /подпись/ /Ф.И.О./ Регистрационный №_________________ в журнале регистрации, дата «____»____________г. Приложение № 3 к Административному регламенту ЗАЯВЛЕНИЕ Физического лица о предоставлении информации по документам архивных фондов находящихся на хранении в архивном отделе администрации Ботлихского муниципального района В архивный отдел администрации Ботлихского муниципального района Заявление Заявитель______________________________________________________________________ /Ф.И.О. заявителя (полностью), год рождения/ /паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, серия, номер,/ ____________________________________________________выдан «____»_____________ г. _______________________________________________________________________________ /кем выдан/ проживающий (ая) по адресу______________________________________________________ /полностью адрес регистрации или постоянного _______________________________________________________________________________ проживания/ Контактный телефон_____________________________________________________________  Подтвердить (нужное отметить в квадрате)  Стаж ______________________________________________________________________ /название организации по трудовой книжке, период работы (годы)/  Заработную плату с _________________г. по _______________________________годы  Иное (указать)________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ Я, _________________________________предупрежден (а) о возможном приостановлении, отказе в предоставлении услуги ( заполнять в случае необходимости). Документы, представленные для оказания услуги; сведения, указанны в настоящем заявлении – достоверны «_____»____________г. «_____» час. «____» мин. ________________________ /_____________________________________________________/ /подпись/ /Ф.И.О./ Регистрационный №________________ в журнале регистрации, дата «____»____________г. Приложение № 4 __________________________ (Ф.И.О. гражданина или наименование организации) _______________________________ (почтовый индекс и адрес гражданина или организации) УВЕДОМЛЕНИЕ об отказе в исполнении запроса, поступившего в архивный отдел администрации муниципального района «Ботлихский район» ______________________________________________________________ ( Ф.И.О. гражданина или наименование юридического лица) По результатам рассмотрения заявления, зарегистрированного в архивном отделе администрации муниципального района «Ботлихский район» от «____» ____________________20___ г. № ___________, представленного для получения информации, подготовленной по архивным документам, находящимся на муниципальном хранении в архивном отделе администрации муниципального района Ботлихский район», принято решение об отказе в исполнении запроса. Причины отказа: ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Вы имеете право обжаловать принятое решение в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. Начальник архивного отдела _________________________ ____________________ Приложение № 5 Образец расписки в получении заявления Архивный отдел Администрации муниципального района «Ботлихский район» Адрес: с.Ботлих Телефон: 8(87271-2-21-24 Приемные дни для пользователей архивными документами: Понедельник с 98.00 — 17.00 Четверг с 9.00 — 17.00 Регистрационный №________________________ Дата получения ответа (плановая)______________