Положение об архивном отделе

Приложение №2 к постановлению администрации МО «Ботлихский район» от 3.09.2009г. №43_ ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ МО «БОТЛИХСКИЙ РАЙОН» с. Ботлих 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Настоящее положение определяет назначение, цели, задачи, функции, права и основы деятельности архивного отдела администрации МО «Ботлихский район» (далее – архивный отдел). 1.1. Архивный отдел является самостоя¬тельным структурным подразделением администрации, созданным для выполнения функций органов местного самоуправления в области архивного дела и обеспечения деятельности органов местного самоуправления муниципального района, сельских поселений, а также обслуживания организаций и граждан. 1.2. В своей деятельности архивный отдел руководствуется Конституцией Рос¬сийской Федерации, Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации», другими законодательными актами Российской Федера¬ции, Законом РД «Об архивном деле в Республике Дагестан», другими правовыми актами Республики Дагес¬тан и МО «Ботлихский район», приказами, правилами и инструкциями Комитета Правительства РД по делам архивов и настоящим Положением. 1.3. Архивный отдел имеет круглую печать со своим наименованием для использования в текущей деятельности, в том числе для заверения справок, копий и выписок из документов. 1.4. Архивный отдел имеет бланк с указанием своего наименования. 1.5. Архивный отдел осуществляет руководство архивным делом, несет ответ¬ственность за состояние, развитие и совершенствование архивного дела в районе. Архивный отдел хранит, организует учет, комплектование и использование документов архивного фонда, отражающих историю района, сел и другие документы. 1.6. Деятельность архивного отдела осуществляется на основе текущего и перспективного планирования. 1.7. Архивный отдел осуществляет прием, учет и хранение документов, образующихся в деятельности организаций списка №1, организует организационно-методическое руководство деятельностью учреждений в области делопроизводства и архивного дела. 2. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ 2.1. Архивный отдел хранит: 2.1.1. Документы государственной части архивного фонда образовавшиеся в деятельности органов местного самоуправления муниципального района и сельских поселений, учреждений и предприятий, отнесенных к муниципальной собственности, а также находящихся в совместном ведении района. 2.1.2. Документы немуниципальных и негосударственных организаций, а также документы личного происхождения семей (семейные архивы, документальные архивы, воспоминания, альбомы лиц, деятельность которых связана с историей района, полученные в установленном порядке от юридических и физических лиц). 2.1.3. Фотодокументы, отображающие прошлое и настоящее района. 2.1.4. Печатные, иллюстрированные и другие материалы, дополняющие документы по истории района. 2.2. Архивный отдел хранит также учетные документы, архивные справочники и дру¬гие материалы, необходимые ему в практической работе. 2.3. Документы негосударственной части архивного фонда поступают на хранение в архивный отдел на основе договора, заключенного между собственником документов и администрацией района. 3. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ Основными задачами архивного отдела являются: 3.1.Обеспечение сохранности и государственный учет документов архив-ного фонда, хранящихся в муниципальном архиве. 3.2. Прием, учет и хранение документов, и их использование. 3.3. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве муниципальных учреждений района, руководство, координация и контроль за деятельностью ведомственных архивов организаций, содействие негосударственным организациям в сохранении, комплектовании и использовании их архивов. 3.4. Контроль за соблюдением учреждениями, другими собственниками документов законодательства Российской Федерации, законодательных и иных правовых актов Республики Дагестан, правовых актов МО «Ботлихский район» в области архивного дела. 3.5. Участие в пределах своей компетенции в подготовке и исполнении решений в области архивного дела в муниципальном районе. 3.6. Совершенствование и внедрение новых методов организации работы, в том числе на основе использования современных информационных технологий. 3.7. Повышение уровня профессиональной подготовки работников организаций в области делопроизводства и архивного дела. 3.8. Решение иных задач в соответствии с целями отдела. 4. ФУНКЦИИ Архивный отдел в соответствии с возложенными на него задачами: 4.1. Осуществляет прием, хранение и государственный учет документов, представляет в федеральный и республиканский архивные органы по установленным формам сведе¬ния о хранящихся в муниципальном архиве фондах, принимает меры по созданию оптимальных условий для хранения документов и обеспечению их физической сохранности. 4.2. Разрабатывает и по согласованию с Комитетом Правительства РД по делам архивов представляет на утверждение администрации списки учреждений, документы которых подлежат передаче в муниципальный архив, ведет систематическую работу по уточнению этих списков, организует отбор и прием документов на хранение (кроме документов содержащих сведения, составляющие государственную тайну). 4.3. Проводит в установленном Федеральной архивной службой России порядке экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве. 4.4. Создает и совершенствует научно — справочный аппарат к хранящимся документам с целью оперативного использования содержащейся в них информации. 4.5. Информирует органы местного самоуправления и организации о составе и содержании хранящихся документов по актуальной тематике, выполняет запросы, использует документы в социально-экономических и культурно-просветительных целях в периодической печати, в установленном порядке представляет документы организациям и гражданам с целью их научного и практического использования, исполняет социально-правовые запросы юридических и физических лиц, ведет учет использования хранящихся документов. 4.6. Осуществляет контроль за своевременным поступлением в архивный отдел документов, сроки ведомственного хранения которых истекли. 4.7. Осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов, архивов по личному составу, ведет по фондовый и статистический учет документов организаций. 4.8. Проводит совместные с государственными и муниципальными учреждениями мероприятия по улучшению работы ведомст¬венных архивов, повышению квалификации их работников. 4.9. Вносит на рассмотрение администрации предложения по обеспечению сохранности документов, хранящихся в архиве, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве, участвует в подготовке и рассмотрении проектов распорядительных документов, планов по архивному делу. 4.10. Проверяет выполнение учреждениями независимо от их ведомственной подчиненности, а также негосударственными организациями требований законо-дательства Российской Федерации, законодательных и иных актов Республики Дагестан, правовых актов муниципального района в области архивов и архивного дела, организации документов в делопроизводстве. 4.11. Информирует органы местного самоуправления муниципального района, вышестоящий архивный орган о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в учреждениях, других нарушениях законодательства об архивном деле. 4.12. Рассматривает и направляет со своими заключениями на утверждение экспертно-проверочной комиссии вышестоящего архивного органа, представленные учреждениями описи дел постоянного срока хранения, а также описи фотодокументов, рассматривает и согласовывает описи дел по личному составу учреждений, документы которых подлежат приему в архив. 4.13. Контролирует физическое состояние документов, своевременность их восстановления, соблюдения в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов. 4.14. Согласовывает номенклатуры дел организаций. 4.15. Изучает практику деятельности ведомственных архивов, проводит совещания, семинары, консультации и инструкции по вопросам организации и методики работы ведомственных архивов. 4.16. Рассматривает обращения граждан по вопросам, относящимся к компетенции отдела, выдает в установленном порядке учреждениям и гражданам справки социально-правового характера, копии, выпис¬ки из документов. 4.17. Внедряет в практику работы прогрессивные методы труда, участвует в разработке положений о ведомственных архивах. 4.18. Осуществляет в пределах своей компетенции иные функции в соответствии с целями и задачами. 5. ПРАВА В целях обеспечения осуществления возложенных функций и решения задач архивный отдел вправе: 5.1. Запрашивать и получать от учреждений, а также (на договорной основе) от негосударственных организаций необходимые материалы и информацию о работе и состоянии ведомственных архивов, в том числе по личному составу и организации документов в делопроизводстве. 5.2. Осуществлять в пределах своей компетенции проверку и координацию деятельности ведомственных архивов по вопросам делопроизводства и архивного дела, о результатах проверок докладывать руководству организаций, независимо от их ведомственной подчиненности, а также негосударственных организаций, с которыми имеются договорные отношения. 5.3. Давать, в пределах своей компетенции, учреждениям обязательные для исполнения указания по устранению выявленных недостатков в работе и организации документов в делопроизводстве, вносить предложения по совершенствованию форм и методов работы ведомственных архивов. 5.4. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и других мероприятиях, проводимых администрацией, ее органами по вопросам организации документов в делопроизводстве и работе архивов. 5.5. Ставить вопрос перед вышестоящими руководителями вопрос о привлечении руководителей, других должностных лиц учреждений к ответственности за нарушение законодательства об архивном деле. 6. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ 6.1. Архивный отдел возглавляет начальник отдела, назначаемый и освобождаемый от должности главой администрации. 6.2. Начальник отдела: 6.2.1. Организует деятельность архива и несет персональную ответс-твенность за выполнение возложенных на отдел функций и задач, организацию работы архива, своевременное и квалифицированное выполнение распоряжений и поручений руководства, действующих правовых актов по своему профилю деятельности. 6.2.2. Отчитывается о работе отдела и состоянии архивного дела в районе перед администрацией, вышестоящим архивным органом. 6.2.3. Обеспечивает соблюдение охранного и противопожарного режимов, определяет потребность архивного отдела в оборудовании и материалах. 6.2.4. Решает вопросы выдачи документов учреждениям во временное пользование, для работы исследователей в помещении архива. 6.2.5. Ведет документацию, предусмотренную действующими правовыми актами по своему профилю. 6.2.6. Готовит архивный отдел к работе в условиях чрезвычайных ситуаций. 6.3. Деятельность архивного отдела организуется на основе годового плана ра¬боты, согласованного с вышестоящим архивным органом и утвержденного администрацией. 6.4. Архивный отдел осуществляет свою работу в контакте с органами госу-дарственной власти, органами местного самоуправления и организациями района. 6.5. Архивный отдел принимает на хранение документы от организаций — источников комплектования в обработанном состоянии с приложением опи¬сей и необходимого справочного аппарата. 6.7. Обеспечение помещениями, отвечающими требованиям для длительного хранения документов, их техническое оснащение, оборудование, ох¬рану, создание других необходимых для работы архивного отдела условий, осуществляет администрация.